Lavorare a distanza è bello, ci rende più liberi e autonomi, rapidi ed efficienti, ma solo a patto di rispettare alcune semplici regole basilari.
Perché tutto funzioni ci vuole l’atteggiamento giusto: occorre cambiare prospettiva, fare un salto di mentalità e dotarsi di un adeguato digital mindset.
Le indicazioni che seguono sono rivolte a chi, all’interno dell’azienda, deve coordinare o verificare il lavoro di un consulente o di un team. Non sono considerazioni generali sullo smart working, ma semplici regole operative dettate dall’esperienza sul campo, applicabili da subito.
Vediamole insieme.
Se lavori a distanza con un consulente
“Mettilo in condizione di poterlo fare”: deve essere questo il tuo mantra. Devi assumere quella particolare attitudine mentale che si riassume nella frase “mi metto nei panni di chi sta dall’altra parte dello schermo”. In concreto, cosa significa? Vuol dire:
#1. Partire dando un brief chiaro e dettagliato, comprensivo di tutte le informazioni che occorrono per poter lavorare. Se alcuni dati non sono ancora disponibili, cerca di procurarteli e di smarcarli il prima possibile. Chi sta lavorando per te lo apprezzerà molto.
#2. Ricordarsi sempre che, nel lavoro a distanza, il tempismo è tutto: devi agire e compiere le azioni necessarie nel momento giusto. La cosa peggiore è procedere a stop & go, perché si perde la continuità e ogni volta è come ricominciare da capo. Anche se non si è fisicamente presenti nello stesso luogo, il lavoro a distanza vive di un suo ritmo preciso, che è bene rispettare.
#3. Ricordarsi di dare feedback e non lasciare “appeso” chi sta dall’altra parte. Per evitare di rallentare l’esecuzione del lavoro e fargli perdere tempo prezioso, basta poco: una semplice mail, una telefonata di 5 minuti, un messaggino su whatsapp o messenger. Un’azione minima, compiuta quando occorre, produce enormi benefici.
#4. Evitare di “fare transmedia” nel flusso di lavoro e nei feedback: è una pessima abitudine rispondere a una mail con un messaggino, inviare materiale di lavoro o feedback saltando da un canale all’altro. Le informazioni devono essere facilmente fruibili e rintracciabili, e arrivare al destinatario in un flusso coerente e ben riconoscibile. Quando non c’è urgenza immediata, non utilizzare la messaggistica istantanea: meglio mandare una mail, che il destinatario leggerà quando sarà disponibile.
#5. Non lasciare nulla di implicito e non dare niente per scontato: ricordati che quello che è chiaro per te (in fondo ce l’hai nella tua testa) può non esserlo altrettanto per chi sta dall’altra parte dello schermo. Se poi scrivi, cerca di disambiguare il più possibile le tue indicazioni, in modo da evitare fraintendimenti e fastidiosi (e dannosi) rimpalli di email, che spesso aumentano la confusione invece di risolverla.
Se hai attivato un gruppo di lavoro
#6. Ricordati di stabilire subito una procedura semplice e chiara, condivisa e rispettata da tutti. E’ fondamentale che il team abbia dei punti di riferimento precisi (anche temporali): tutti noi abbiamo bisogno di un minimo di stabilità e sicurezza, altrimenti può subentrare un senso di frustrazione e di smarrimento.
#7. Ricordati di condividere con tutti le informazioni e le decisioni prese. Questo evita equivoci, inutili rallentamenti e perdite di tempo, oltre a garantire una miglior qualità del prodotto finale.
#8. Pianifica momenti specifici di confronto e condivisione. Tutti i membri del team hanno bisogno di mantenere viva la relazione e ognuno di loro può avere maturato idee brillanti che possono sbocciare e spiccare il volo in un momento in cui ci si ritrova (virtualmente) tutti insieme. Da questa considerazione scaturisce il punto successivo.
#9. Ricordati che ai contatti online è affidato anche il compito più importante in una relazione: quello di scambiarsi idee e opinioni, confrontarsi, rafforzare il legame. E’ per questo che prima ci si vedeva con tanta frequenza, si facevano riunioni, ci si scambiava idee davanti al distributore del caffè. Incontrarsi è una necessità umana imprescindibile: bisogna essere abbastanza sensibili e partecipi per riuscire ad accorciare la distanza, anche se si lavora da remoto.
#10. Non avere mai paura di chiedere e cerca di ascoltare il più possibile: non è tempo perso, è tempo che ti ritornerà indietro e frutterà dieci volte tanto.
Nel lavorare a distanza, anche i supporti tecnologici giocano un ruolo molto importante. Attenzione: non si tratta di schierare un arsenale di tool da utilizzare indiscriminatamente. Si tratta, di volta in volta, di dotarsi degli strumenti più funzionali per quella specifica attività che dovremo svolgere e quelli più utili ed efficaci nell’aiutarci a raggiungere l’obiettivo. E su questo lascio la parola a Tiziano Fogliata, esperto in WordPress e consulente in Digital Marketing.
Gli strumenti consigliati per lavorare a distanza con efficienza
Parlando di lavoro a distanza o smart working, le valutazioni su quali strumenti adottare deve partire necessariamente dal tipo di attività che svolgiamo e dal tipo di persone con le quali abbiamo la necessità di comunicare.
Un conto infatti è coordinare un team di sviluppatori che devono lavorare su un progetto complesso per diversi mesi. Una situazione ben diversa è invece quella di un consulente freelance, che si trova nella situazione di gestire 30 diversi progetti con altrettanti clienti, e deve poter collaborare con loro da remoto.
Nel primo caso infatti è possibile scegliere una soluzione anche di una certa complessità, consapevoli del fatto che tutto il team, una volta superata la fase di formazione iniziale, la utilizzerà quotidianamente per molto tempo.
Nel caso del freelance che collabora con molti clienti, sarà invece quasi obbligatorio valutare l’impiego di soluzioni facili da utilizzare, per evitare di perdere tempo a formare ogni singolo cliente all’utilizzo di un software o di un servizio. Inoltre, non sono rari i casi nei quali deve essere il freelance ad adottare il sistema di comunicazione utilizzato dal cliente.
Vediamo però quali possono essere gli strumenti più utili per semplificare la comunicazione e la collaborazione da remoto.
Andare oltre l’email
L’email, soprattutto nelle comunicazioni tra due sole persone, è spesso ancora il sistema più efficace in considerazione del fatto che è utilizzato da chiunque e accessibile da qualunque dispositivo.
Quando però le persone coinvolte sono più di due, e soprattutto quando manca una certa educazione all’utilizzo di questo strumento, la posta elettronica può diventare un serio ostacolo alla produttività.
Per questo motivo sono nati strumenti come Slack, Microsoft Teams e persino Facebook Workplace. Slack e Microsoft Teams sono tra i più utilizzati e offrono anche un piano gratuito.
Entrambi consentono di restare sempre in contatto con gli altri collaboratori, scambiarsi file ed effettuare videoconferenze. Si tratta di strumenti pensati soprattutto per gruppi di lavoro ed è opportuno adottarli quando la mole di messaggi scambiati rischia di essere ingestibile via email.
L’impiego di queste soluzioni non è immediato, dato che è necessario creare un account per ogni partecipante ed è anche richiesta una piccola attività di formazione, dato che gli utenti meno esperti potrebbero non essere subito in grado di sfruttarne le potenzialità.
Soluzioni per videochiamate e videoconferenze
In altri casi le esigenze sono più semplici e si ha soprattutto la necessità di effettuare videochiamate con un’ampia varietà di persone, che non fanno parte della stessa organizzazione. Servono quindi tool facilmente accessibili, che non richiedano attività di formazione particolari. Skype e Google Hangouts sono spesso la soluzione più immediata, se i nostri interlocutori dispongono già di un account Skype o di un account Google.
Altri due tool che mi sento di consigliare per le videoconferenze sono Zoom e Whereby. Il primo è più professionale e ricco di funzionalità, adatto a supportare meeting virtuali con decine e centinaia di partecipanti. Il secondo è semplicissimo da usare e non richiede nemmeno il download di software, basta inviare un link ai nostri contatti per iniziare subito una videoconferenza.
Sia Zoom che Whereby sono utilizzabili gratuitamente ma offrono anche piani a pagamento. La versione gratuita di Zoom consente meeting con due interlocutori a durata illimitata, mentre quelli con più partecipanti sono limitati a 40 minuti. Zoom include funzioni aggiuntive quali la chat, lo scambio di file, la condivisione dello schermo e anche la possibilità di registrare le sessioni. Viene inoltre fornito anche un numero telefonico per partecipare alla conferenza tramite telefono.
Soluzioni per lo scambio di file
Un’altra esigenza spesso indispensabile quando si tratta di collaborare a distanza riguarda lo scambio di file. L’invio per email è quasi sempre sconsigliato. Sia perché oltre una certa dimensione non è possibile inviare file per email, sia perché si rischierebbe di saturare la casella di posta dei destinatari.
Un servizio come WeTransfer è una soluzione rapida e di facile utilizzo per soddisfare questa esigenza. Qui trovi una serie di servizi consigliati per l’invio di file di grandi dimensioni. Anche Dropbox permette di condividere facilmente file e cartelle. Inoltre recentemente è stata introdotta la funzionalità Dropbox Transfer, che consente di inviare file (anche enormi) ai propri contatti.
Se, oltre a scambiare fisicamente i file, è necessario anche poter collaborare a più mani sui singoli documenti, allora le soluzioni che ti consiglio sono Google Drive e Dropbox Paper.
Per concludere, ecco inoltre alcuni consigli pratici per programmare gli incontri ed evitare interminabili scambi di email o messaggi via WhatsApp, alla ricerca del giorno e dell’orario perfetto per tutti i partecipanti.
Calendly è un servizio che ti permette di fornire un link ai tuoi contatti, che possono usare per fissare appuntamenti sul tuo calendario negli slot che rendi disponibili. Doodle ti offre la possibilità di pianificare facilmente giorni e orari per una riunione con più partecipanti.
Tirando le somme…
Come ti dicevamo all’inizio, queste sono le buone pratiche e gli strumenti che ti consigliamo per lavorare con più efficacia a distanza, e si basano sugli insegnamenti che abbiamo tratto personalmente dalla nostra esperienza sul campo.
In un momento come questo, dove l’organizzazione e le modalità di lavoro stanno cambiando sensibilmente, diventa fondamentale mettere a punto un approccio mentale che ci possa aiutare a lavorare al meglio all’interno di un ecosistema digitale.
E ora ti chiediamo: tu come ti sei organizzato per lavorare a distanza? Hai trovato utili questi consigli e ci sono altre buone pratiche che vuoi segnalarci? Parliamone nei commenti.
(foto di mohamed Hassan da Pixabay)
